Негласные правила дистанционной работы

В эпоху коронавируса многие из нас в одночасье превратились из офисных работников в удалённых сотрудников. И мы всё больше полагаемся на приложения для видеоконференций, такие как Zoom и FaceTime, чтобы идти нога в ногу со всем миром.

Негласные правила дистанционной работы

Но когда наши дома и рабочие места сливаются воедино, границы между личной и профессиональной жизнью начинают размываться, что порой приводит к неловким ситуациям.
Возможно вы уже видели кого-то з своих коллег в ванне или туалете, прячущимися от детей. Возможно, всё проходило вполне нормально. Однако, не все привыкли «быть на экране», многие испытывают дискомфорт от видео встреч. Но это поправимо, как с технической, так и с психологической точек зрения.

В данной статье мы разберем всё для того, чтобы сделать видео звонки более приемлемыми для вас и ваших коллег: от постановки задачи до тестирования технических настроек.

Проверьте свои настройки

Виновником №1 не комфортной или вовсе не удавшейся видеоконференции является качество самого звонка. Если вы не видите или не слышите коллегу, какой смысл в видео звонке? Поэтому важно выполнить тестовый прогон, чтобы убедиться, что всё выглядит и звучит хорошо, с минимальными техническими затратами. Несколько необходимых для этого шагов:

  1. Проверьте веб-камеру. Пользователи Mac могут запустить приложение Photo Booth, а пользователи Windows – нажать кнопку «Пуск», а затем «Камера». Здесь вы можете проверить свое отображение. Отрегулируйте освещение в помещении и угол камеры, чтобы ваше лицо освещалось правильно. И самое главное, помните о том, что на заднем плане нужно убрать все, что вы не хотите, чтобы ваши коллеги видели, например, коллекцию спиртных напитков или грязное белье.
  2. Проверьте микрофон. Убедитесь, что вы используете наушники со встроенным микрофоном или используете внешний микрофон (микрофон на ноутбуках может звучать очень плохо). Самый простой способ убедиться, что вас хорошо слышно – это сделать видео звонок с другом, а затем настроить его соответствующим образом.
  3. Проверьте скорость интернета. Поскольку так много людей сидят дома и пользуются интернетом одновременно, пропускная способность и сервис во многих районах замедляются. Посетите speedtest.net, чтобы оценить скорость своего интернета. Если ваша скорость ниже 20 мегабит в секунду, высока вероятность того, что ваше видео будет с разрывами и будет иметь задержки аудио.

Отключайте звук для групповых встреч

Это может показаться очевидным, но многие люди забывают отключить микрофоны перед тем, как присоединиться к разговору с несколькими людьми.

Вследствие этого вызов могут прерывать нежелательные звуки, например, лай собаки или плач детей. В таких сервисах для видео чатов, как Zoom и Google Hangouts, у вас есть возможность отключить микрофон перед тем, как присоединиться к встрече, и это должен делать каждый, кроме ведущего. Включайте звук только тогда, когда подойдёт ваша очередь говорить.

При ограниченной пропускной способности интернета вы даже можете сделать дополнительный шаг и по умолчанию выключить камеру, пока не захотите поговорить с группой. Нет никакой практической пользы для людей, которые смотрят, как вы молча смотрите в камеру.

Установите границы

Наши семьи важнее всего прочего, но это не значит, что коллеги хотят видеть наших партнёров в халатах, наших кошек, сидящих на клавиатуре, или наших детей, подбрасывающих игрушки. Вот почему важно проводить видео звонок в месте, где вы можете в буквальном смысле очертить границы, если это возможно. Самая простая физическая граница – это комната с дверью, которую можно закрыть, когда вы разговариваете по видео.

Многие из нас, кто сейчас вынуждены работать из дома, не имеют достаточно физического пространства. Но есть обходные пути. Во время видеозвонков можно направлять свою веб-камеру на глухую стену, вдали от мест общего пользования, таких как кухня и коридор. И, конечно же, использовать наушники.

Обозначьте цель

Ответственность за то, чтобы виртуальные встречи были краткими и содержательными, лежит на менеджерах. Это актуально и для личных встреч. Но для виртуальных встреч определение темы и цели ещё более важно. Менеджеры еще до связи могут попросить каждого сотрудника составить план разговора, чтобы каждый слушатель мог оставаться вовлечённым.

Присутствуйте полностью

Если у вас есть более важные дела, чем участие в видео звонке, лучше проявить вежливость и извиниться, чем присутствовать на видео встрече, постоянно отвлекаясь и будучи мысленно далеко. Более того, можно попасть в неловкую ситуацию, так как, например, в приложении Zoom есть настройка, которая позволяет хостам видеть, не перешли ли вы куда-то из приложения более чем на 30 секунд.

Ограничьте количество видео встреч

В офисах компании иногда довольно часто собирают людей в конференц-залах. Но во время удалённой работы чаще всего нет необходимости проводить так же часто видеоконференции. И дело не только в самой удалённой работе, но и в уважении к чужому времени.

Это отчасти потому, что просьба к коллегам присоединиться к видео звонку включает в себя больше, чем вы думаете. Мало того, что они должны проверить свои технические настройки, прежде чем присоединиться к вызову, они также должны принять другие меры, такие как попросить няню вывести своих детей на прогулку на улицу и т.д.

Хорошее практическое правило – предупреждать о предстоящей видеоконференции и в идеале проводить их лишь для обсуждений, которые требуют наглядных пособий, таких как презентации и документы.

Когда видео не работает, не отчаивайтесь

Не существует универсального правила, требующего использования в обязательном порядке ноутбука для видео чата во время работы из дома. Современный телефон так же хорош для этой цели.

Когда команда Basecamp использовала видеоконференции для интервьюирования кандидатов на маркетинговую должность в компанию, которая состоит из удалённых работников их последний собеседник присоединился к разговору с выключенной камерой. Кандидат объяснил, разговоры даются ему легче и лучше, когда он идёт, а не сидит неподвижно перед камерой. К слову, компания наняла его.

Вместо итогов мы предлагаем вам короткое пособие по тому, как справится с некоторыми распространёнными проблемами удалённой работы.

Работа на дому вследствие пандемии коронавируса может показаться идеальной. Только подумайте: возможность приготовить обед; возможность прибраться дома или постирать вещи в перерыве между рабочими заданиями; отсутствие надоедливого сотрудника под боком.

Но затем мы сталкиваемся с реальностью. Wi-Fi замедляется до состояния ползучести, новые программные инструменты, с которыми вы работаете, сбивают с толку, а ваша компьютерная мышь – издевательство над человеком. Вы остаётесь один на один со своими техническими проблемами.

Самые распространённые проблемы с работой на дому – те, которые замедляют нашу производительность: ненадёжные интернет подключения, некачественные видео звонки, слишком узкопрофильные программы и неудобные рабочие места. Но все эти трудности можно минимизировать.

Про интернет

Для начала обратимся к технической проблеме № 1 дома: подключение к интернету. По сравнению с высокоскоростными широкополосными соединениями в наших офисах скорость домашнего интернета, вероятно, вялая, а соединения Wi-Fi могут быть ненадёжными.

В целом, многие из нас сталкиваются с более медленной скоростью после пандемии. Это потому, что многие из нас выходят в интернет из дома и поглощают пропускную способность интернет провайдера, что может привести к снижению средней скорости. В этом случае мы мало что можем сделать, кроме как позвонить нашим поставщикам услуг, чтобы пожаловаться на замедление.

Вот почему целесообразно иметь «план Б». При возникновении проблем со скоростью вы можете использовать функцию «раздачи интернета» со смартфона, которая превращает сотовую связь устройства в миниатюрную сеть Wi-Fi. Сотовые сети предназначены для обслуживания большого количества пользователей, поэтому есть вероятность, что скорость передачи данных на вашем смартфоне будет выше, чем на вашей перегруженной сети.

Но используйте эту функцию с осторожностью, чтобы избежать превышения пределов данных вашего пакета.

Максимально используйте (и минимизируйте) технические возможности

Не существует единой рекомендации для улучшения возможностей удалённой работы, потому что у всех нас разные работы. Но одно практическое правило – сводить гаджеты и приложения к минимуму. Чем больше у нас технологий, тем больше проблем со временем мы должны решить.

Ниже представлен список распространённых проблем удалённой работы и их технических решений, включая продукты.

  • Маленький экран. Многих из нас отправили работать из дома, но небольшие экраны домашних устройств могут вызывать неудобства. В таком случае можно подумать о добавлении дополнительного монитора с высоким разрешением.
  • Шум. Для тех, у кого шумные дети или они живут в городских условиях, пара наушников с шумоподавлением могут приглушить большинство лишних звуков, чтобы помочь вам сосредоточиться.
  • Боли в теле. Без специальных эргономических устройств вы можете столкнуться с такими проблемами, как боль в запястье, напряжение шеи и боль в спине. Вы можете устранить боль в запястьях с помощью эргономичной клавиатуры или удобной беспроводной мыши. Если вас донимает спина, возможно, пришло время инвестировать в хорошее офисное кресло или стоячий стол. Не забываете давать перерыв глазам. Используйте правило 20х20х20 или просто отрывайте глаза от монитора время от времени.

Отвлекающие факторы? Воспринимайте их как перерывы

Многие, кто плохо знаком с удалённой работой, жалуются, что им мешает работать отвлекающие факторы, которые начинаются с одного клика: телешоу, видеоигры, мемы. Как их избежать? Секрет прост — примите их. Вы имеете право делать перерывы. Дома вы можете провести обеденный перерыв, смотря сериал. И это нормально. Не следует делать вид, что вы в офисе. Вы работаете на дому и это подразумевает определённые особенности.

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: